Son reglas que establecemos en nuestro programa de correo para clasificar los emails que recibimos.
Me acordé el otro día de esta opción, debido al comentario de aplicar un filtro para los .pps, y quizás a alguien le pueda servir de utilidad, yo creé un par hace algún tiempo en el programa que utilizamos en el trabajo, Microsoft Outlook, para separar algunos emails y que no lleguen todos a la bandeja de entrada, y pensé que quizás pudiera ser de utilidad a alguien, ya que algunos compañeros me preguntan como hacerlo. Es muy sencillo.
Explicaré las dos reglas que yo tengo creadas y cómo hacerlo.
1- La primera de ellas es para separar los correos privados, es decir los de mis amigos y conocidos. No quiero que lleguen a la carpeta bandeja de entrada y prefiero que vayan a una que he creado diferente para que no se mezclen con los emails de trabajo.
Nos vamos a Herramientas - Asistente para reglas - Nueva.
Aparecen dos opciones:
“Iniciar la creación de una regla desde una plantilla” o “Iniciar desde una regla en blanco”. Elegimos la primera opción:
¿Y qué es lo que quiero hacer? Pues quiero que todos los mensajes de algunas personas vayan a una carpeta creada previamente por mí y llamada por ejemplo “Personal” o como queráis identificarla. Elegimos la primera opción “Mover los mensajes nuevos de una persona”. Siguiente:
En esta pantalla marcaremos que condiciones deberá comprobar Outlook antes de enviar esos correos a la carpeta que nosotros queramos.
Seleleccionaremos “De personas o listas de distribución”.
Antes de pasar a la siguiente pantalla, en el cuadrito de abajo que pone: “Descripción de la regla” deberemos definir un par de cosas:
La primera de ellas es las personas o lista de distribución. Pincharemos donde está subrayado y ahí elegiremos las direcciones de esas personas que queremos que vayan a otra carpeta.
Y la segunda, pincharemos en “Carpeta especificada” y seleccionaremos la carpeta donde irán a parar.
Vale ahora ya podemos pasar a la siguiente pantalla, “Agregar excepciones (si son necesarias)”
Yo no tengo marcada ninguna excepción, pero se puede dar el caso de que sí queremos que las haya. Por ejemplo, imaginemos que una de esas personas que hemos incluído en la lista, no sólo es un conocido, si no que también nos envía cosas de trabajo. Podemos intentar diferenciar esos emails a través de las excepciones, por ejemplo marcando que en el asunto contenga cierto texto, por ejemplo facturación. En ese caso marcaríamos esa opción y en “cierto texto” definiríamos las palabras clave: facturación, presupuestos… yo que sé, según el ramo o área en el que trabajéis. Hay varias posibilidades, no sólo ha de ser esta.
Siguiente pantalla:
Especificaremos un nombre para la regla, el que queráis.
Con la opción “Ejecutar ahora” lo que haremos es, que todos esos mensajes que están en la bandeja de entrada y cumplan estas características que hemos definido se muevan automáticamente al nuevo lugar que le hemos asignado.
“Activar”: Esto es para activar la regla y que a partir de este momento el programa haga siempre todo esto sin tener que preocuparnos ya más. En el caso de que un día no queramos seguir utilizándola o queramos desactivarla, sólo tendremos que volver a entrar en el Asistente para reglas donde nos aparecerá un listado de las que tengamos definidas y desactivarla, también podremos borrarla o modificarla si por ejemplo queremos añadir una dirección más o cambiar de carpeta.
2- Estoy dentro de un grupo que recibe las solicitudes de alta de proveedores. No soy yo quien las hace habitualmente, sólo si la persona encargada está de vacaciones o enferma, y para no tener que entrar en su pc, se creó esta cuenta en la que estamos incluídas varias personas, para que en el caso de que no venga, tener esos impresos y poder hacerlas. Me molesta bastante que me lleguen a la bandeja de entrada, porque no es algo de mi trabajo cotidiano, sólo como urgencia, así que decidí separarlas y creé una regla para ello. Previamente creé una carpeta denominada “altas” y después me fui de nuevo al “asistente para reglas”.
Las opciones que definí son las siguientes:
-Mover los mensajes según su contenido.
-Aplicar esta regla después de la llega del mensaje con cierto texto o en el asunto o en el cuerpo del mensaje, mover a la carpeta especificada.
Aquí como anteriormente hemos explicado definiremos que palabras ha de contener y dónde los tiene que llevar:
Escribiremos la palabra y le daremos a agregar para que se vayan añadiendo a la lista.
Y como hemos explicado anteriormente elegiremos la carpeta creada para este fin.
¿Qué condiciones desea comprobar?
Podemos marcar varias opciones, pero teniendo en cuenta que algunas, en descripción de la regla tendremos que definirlas.
¿Qué desea hacer con el mensaje?
Pues tenemos varias opciones, los podemos mover, eliminar, reenviar, etc.
Las pantallas siguientes son las mismas que en el caso primero, agregaremos excepciones si las hay, ejecutaremos la regla y la activaremos.
Cuidado con esta regla porque a veces se cuela algún email, por ejemplo de los que no están definidos se va directamente a la carpeta “Altas” supongo que porque lleva alguna de las palabras indicadas pero no es para tal caso, o también se van a la bandeja de entrada porque la pesona que lo envía no indica nada.
Por supuesto que estas no son las únicas reglas que se puedan definir ni las únicas opciones, aplicadlo y experimentad según vuestras necesidades.
